Auch als wir noch in unserer eigenen Wohnung lebten, waren mir Regale voller Papier und Ordner ein Graus. Es war mir schon immer ein Rätsel, warum man seine Dokumente analog archivieren sollte. Aus meiner Sicht gibt es da nur Nachteile.

Der grösste Nachteil wird einem immer schön vor Augen geführt, wenn man als Umzugshelfer das Büro betritt, das es zu leeren gilt, und kistenweise Aktenordner vorfindet. Hätte ich so ein Büro, würde ich mir auch Umzugshelfer organisieren – ist ja auch scheisse, das Zeug rumzuschleppen! In solchen Situationen würde ich jeweils am liebsten auf der Türschwelle kehrtmachen und mich stattdessen um die Wattebäuschesammlung des Bewohners kümmern. Oder um das Toilettenpapier. Im kommenden Jahrzehnt wird bestimmt noch der eine oder andere mit einem ansehnlichen Toilettenpapiervorrat von 2020 umziehen. Kannst mich gerne anrufen, wenn das bei dir in ein paar Jahren auch der Fall ist. Deine Aktenordner lasse ich aber liegen.

Seine Regale mit Papier vollzustopfen ist also aus folgenden Gründen Quatsch:

  • Es ist schwer!
  • Es braucht viel Platz.
  • Möchte ich etwas nachschlagen oder nachprüfen, kann ich das nur vor Ort.
  • Wenn die Bude abbrennt, ist alles weg.
  • Pro Kilogramm Papier werden etwa 2.2 Kilogramm Baum gefällt. Das zerstört auch den Lebensraum von Tieren. Zudem muss viel Energie für die Herstellung und den Transport der Rohstoffe und des Papiers aufgewendet werden.

Aus all diesen Gründen habe ich schon vor Jahren sämtliches Papier aus unserer Wohnung entfernt. Nur ein paar ganz wenige Dokumente bewahren wir noch im Original in Papierform auf. Beispielsweise Geburtsurkunden, Fähigkeitsausweis oder Bachelordiplom. That’s it. Diese liegen jetzt in einer einzigen Bananenschachtel bei meinen Eltern im Keller – zusammen mit meinem Teddy, den ich als Vierjähriger geschenkt bekam, als meine Rachenmandeln operiert wurden.

Alles in die Cloud!

Unsere Daten wollen wir wie folgt verwalten:

  • Kein Papier – alles digital!
  • Keine Daten (ausschliesslich) auf dem lokalen Arbeitsgerät: Mein Laptop soll mit einem Fingerschnipsen ausgetauscht werden können, wenn er erneuert werden soll oder kaputt geht. Ich will mich nicht zuerst um die Datensicherung kümmern müssen. Und ich will auch nicht einmal täglich eine externe Festplatte einstecken, um meine Daten zu sichern oder so etwas.
  • Stets und überall verfügbar: Brauchen wir irgendwelche Dokumente aus unserem Archiv, sollen sie überall und mit jedem Gerät abrufbar sein.
  • Schutz vor Tölpel Roli: Lösche ich aus Versehen ein Dokument, soll es einfach wiederhergestellt werden können.
  • Akzeptable Kosten: Wenn es die Kosten eines Kleinwagens übersteigt, ist es uns zu teuer.

Es musste also eine Lösung her, die all diese Punkte erfüllt. Diese Lösung heisst natürlich „Cloud“.

Ich habe dir eine schöne Zeichnung von unserem digitalen Büro gemacht:

Unser digitales Büro

«Ahh! Datenkraken!»

Ganz recht. Ich habe uns Datenkraken ins Boot geholt. Gleich zwei. Es gibt halt keine perfekte Lösung. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Google und Microsoft lesen jetzt unsere Kontoauszüge und als Gegenleistung bekommen wir günstigen Speicherplatz, der sich einfach mit Drittservices integrieren lässt.

Jetzt, da wir das geklärt hätten, kann ich erklären, wie das Ganze funktioniert.

Redundanter Datenspeicher

Ich fühle mich nur wohl, wenn unsere kompletten Daten zu jedem Zeitpunkt an mindestens zwei Orten gespeichert sind, die ich kontrollieren kann. Ich könnte also alle meine Daten auf meinem Laptop ablegen und zusätzlich in einem Cloud-Speicher. Damit wäre diese Anforderung erfüllt.

Mein Laptop soll aber „leichtes“, schnelles Arbeitsgerät bleiben. Zum einen will ich nicht massenhaft Daten herumkopieren, wenn ich einen neuen Laptop brauche, und zum anderen möchte ich keine Unsummen für einen Laptop mit riesiger Festplatte ausgeben. Kleinere Festplatten sind deutlich günstiger.

Würden wir noch fix in einer Wohnung wohnen, könnte ich auch einfach einen Cloud-Speicher mit einem lokalen NAS (Netzwerkspeicher) paaren und die Daten des Cloud-Speichers auf das NAS spiegeln (oder umgekehrt). Das habe ich früher auch so gemacht.

Jetzt, wo wir unterwegs sind, fällt diese Option weg, und wir weichen deshalb auf zwei unabhängige Cloud-Speicher aus.

Da ich Google Drive schon seit jeher als Cloud-Speicher nutzte, blieb dieser unser Haupt-Daten-Speicher. Zusätzlich habe ich noch Speicher bei Microsoft gekauft, der einzig und allein als Backup dient.

Sämtliche Schreib- und Leseoperationen erfolgen immer über den Google-Drive-Speicher. Lesezugriff auf den Microsoft-OneDrive-Speicher ist erlaubt – aber schreiben ist verboten.

Nur wenige Ordner unseres Archivs benötigen wir für die tägliche Arbeit. So können einfach diese wenigen Ordner automatisch auf die Festplatte des Laptops synchronisiert werden. Alles, was seltener gebraucht wird, wird über den Browser verwaltet.

Spiegelung der Daten über cloudHQ

Der Einzige, der in den Microsoft-OneDrive-Speicher schreiben darf, ist cloudHQ. cloudHQ bietet verschiedene Produktivitäts-Tools an und eines davon ist die Synchronisierung von verschiedenen Cloud-Speichern.

Der gesamte Workflow sieht also so aus:

  1. Wir speichern beliebige Dokumente im Google-Drive-Speicher.
  2. cloudHQ schreibt alle Änderungen laufend in den Microsoft-OneDrive-Speicher.
  3. Nach wenigen Minuten sind alle Daten im OneDrive-Speicher vorhanden und wir können ruhig schlafen.

Eingerichtet ist die Synchronisierung in cloudHQ in wenigen Minuten:

Management-Portal von cloudHQ

Die Option „Archive all changes“ haben wir aktiviert. Damit weisen wir cloudHQ an, im Google-Drive-Speicher gelöschte Dokumente im Microsoft-OneDrive-Speicher nicht zu löschen, sondern in einen cloudHQ_ARCHIVE-Ordner zu verschieben. In diesem Archiv wird dann automatisch ein Ordner mit dem aktuellen Zeitstempel erstellt und die gelöschte Datei abgelegt. Falls sie im Google-Drive-Speicher unabsichtlich gelöscht und auch schon aus dem Papierkorb entfernt wurde, kann sie also einfach aus dem Archiv-Ordner des Microsoft-OneDrive-Speichers wiederhergestellt werden. Habe ich tatsächlich auch schon gebraucht. Wie gesagt: Tölpel Roli macht schon mal Quatsch ab und zu.

Unser Post-Scan-Service

Leider gibt es noch ein paar Behörden, Ämter, Firmen und Vereine, die noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen sind. Deshalb landet ab und zu noch Briefpost für uns im Briefkasten meiner Eltern.

Es ist im Normalfall nicht viel und es wird zum Glück auch immer weniger. Die wenigen Briefe, die wir noch analog erhalten, scannt mein liebes Mami für uns ein (danke Mami! 🙂 ).

Hierfür haben wir ihr einen Ordner namens „INBOX“ in unserem Google-Drive-Speicher freigegeben. Die Briefpost braucht sie dann in der Regel nur mit der Google-Drive-App abzufotografieren – sie wird dann automatisch in eine PDF-Datei konvertiert und hochgeladen. Anschliessend können wir die hochgeladenen Scans abarbeiten und in den gewünschten Ordner einsortieren, damit unser „Briefkasten“ danach wieder leer ist.

Kostet es weniger als ein Kleinwagen?

In der Tat. Auch wenn es nicht ganz gratis ist.

Wir haben drei Services, die wir bezahlen müssen:

Wir liegen also je nach Dollar-Kurs total bei etwa 285.- Franken im Jahr oder 24.- Franken im Monat.

Je nach gewünschtem Speicherplatz kann es auch etwas günstiger oder teurer sein.

Dem aufmerksamen Leser ist vielleicht nicht entgangen, dass wir nur 1 TB Speicherplatz in unserem Backup-Speicher bei Microsoft haben. Es wäre also nicht ratsam, die 2 TB im Google-Drive-Speicher aufzufüllen. Auch 1 TB sollten wir nicht nutzen, da wir im Backup-Speicher auch noch Platz für den cloudHQ_ARCHIVE-Ordner benötigen. Dieser kann aber von Zeit zu Zeit wieder aufgeräumt werden.

Derzeit nutzen wir rund 500 GB des Speichers. Solange hauptsächlich PDF-Dokumente und dergleichen abgelegt werden, füllt sich der Speicher auch nur sehr langsam.

Rundum-sorglos-Paket

Ist der Spass die 285.- Franken im Jahr wert?

Für mich ein ganz klares Ja. Wir haben permanent alle unsere Daten an zwei Orten abgelegt. Alles ist noch da, wenn eines der Rechenzentren abbrennt. Tölpel Roli kann im Haupt-Speicher Quatsch machen und es nicht schlimm, weil die Dateien im Backup-Speicher archiviert werden. Wir können über Browser und Mobile-App jederzeit auf die Daten zugreifen.

Der einzige Nachteil: Datenkraken Google und Microsoft kriegen einiges zu futtern.

Wenn du mit diesem Nachteil leben kannst, wäre unser digitales Büro bestimmt auch eine gute Lösung für dich. Wenn du nicht damit leben kannst, aber deine Daten trotzdem online haben möchtest, musst du vermutlich etwas tiefer in die Tasche greifen.

Wie auch immer: Hauptsache, du lässt deine Umzugshelfer nicht tonnenweise Papier rumschleppen, wenn du die Wohnung wechselst! 😉